Sales & Marketing

CRM

Mengatur pipeline prospek, aktivitas penjualan, dan analisis peluang.

Membantu tim sales memantau dan menindaklanjuti prospek dengan lebih efisien.

Sales

Mengelola penawaran, pesanan penjualan (sales order), pengiriman, dan faktur pelanggan.

Terintegrasi dengan Inventory, Invoicing, dan CRM.

Point of Sale

Mengelola transaksi penjualan langsung dan

terhubung otomatis dengan Inventory.

Menghasilkan data keuangan otomatis serta mendukung berbagai metode pembayaran

Purchase Request

Karyawan atau user dapat membuat permintaan pembelian (Purchase Request) untuk barang yang dibutuhkan.

Tujuannya adalah agar setiap permintaan pembelian dapat divalidasi dan disetujui lebih dulu sebelum menjadi pesanan resmi ke pemasok.

Purchase Order

Mengatur permintaan pembelian (RFQ), pesanan pembelian, penerimaan barang, dan pembayaran pemasok.

Terintegrasi dengan Inventory dan Accounting.

Inventory

Mengatur stok, gudang, pergerakan barang, dan lokasi penyimpanan serta mendukung manajemen multi-warehouse, lot/serial number, serta traceability.

Terhubung ke modul Sales, Purchase dan Manufacturing.

RMA

Digunakan untuk mengelola proses retur barang dari pelanggan (Customer Return) dengan cara yang terstruktur, terdokumentasi dan terkontrol.

Tujuannya adalah: Memastikan setiap retur memiliki izin dan alasan yang jelas.

Manufacturing

Mengelola proses produksi barang, termasuk Bill of Materials (BoM) dan proses perubahan bentuk produk.

Terintegrasi erat dengan Inventory dan penagihan dengan rekanan.

Finance

Mengelola jurnal, buku besar, faktur, rekonsiliasi bank, dan laporan keuangan yang mendukung sistem pembayaran ke pelanggan maupun pemasok dan dilengkapi dengan pengajuan pembiayaan kebutuhan operasional perusahaan. Pengelolaan aset, amortisasi dan pembentukan depresiasi secara berkala.

Terhubung dengan hampir semua modul transaksi (Sales, Purchase, Expense, Payroll).

Expense

Untuk mencatat, mengelola, dan menyetujui pengeluaran karyawan yang perlu diganti oleh perusahaan (reimbursement) — misalnya biaya perjalanan dinas, makan, transportasi, atau pembelian kecil.

Tujuan utamanya adalah untuk membuat proses klaim biaya menjadi transparan, efisien, dan terdokumentasi dengan baik.

Employee

Menyimpan dan menampilkan profil karyawan, jabatan, departemen, kontrak kerja dan riwayat kerja.

Dasar bagi semua fitur HR lainnya.

Attendance

Mencatat jam masuk dan keluar karyawan (check-in/out).

Diinntegrasikan dengan absensi berbasis perangkat menggunakan biometrik dan KiosK.

TimeOff

Mengatur pengajuan, persetujuan, dan perhitungan jumlah cuti karyawan beserta type cuti yang disediakan perusahaan.

Terhubung ke modul Payroll dan Employees.

Payroll

Menghitung gaji, potongan, tunjangan, dan pajak karyawan dengan basis peraturan dan perhitungan absensi.

Terintegrasi dengan Leaves dan Accounting.

Dashboard

Menampilkan ringkasan data penting dalam bentuk visual (grafik, tabel, KPI) agar pengguna bisa memantau performa bisnis secara cepat dan interaktif.

Biasanya digunakan oleh manajer atau pimpinan untuk pengambilan keputusan.

Discuss

Komunikasi internal (chat dan diskusi per dokumen).

Dapat juga digunakan sebagai media group chat.

Calendar

Digunakan untuk mengelola jadwal, rapat, dan kegiatan meeting.

Dilengkapi dengan pencetakan Minute of Meeting.

Activities

Digunakan untuk mencatat dan memantau aktivitas yang harus dilakukan

Dapat digunakan seluruh user agar pekerjaan tidak terlewat.

Website

Membuat dan mengelola website perusahaan dengan drag-and-drop builder.

Terintegrasi langsung dengan perekrutan online.

Contact

Menyimpan dan mengelola data pelanggan, pemasok, dan karyawan dalam satu tempat.

Dapat digunakan bersama dengan modul lain (CRM, Sales, Purchase, Accounting, dll).

Announce

Menyebarkan pengumuman internal kepada seluruh karyawan atau departemen tertentu.

Dikelola oleh Tim HR atau manajemen yang ditunjuk.

Setting

Mengatur konfigurasi global sistem: bahasa, zona waktu, hak akses pengguna, email server, dan aktivasi modul lain.

Menjadi pusat administrasi seluruh fitur System.

Finance

Pembayaran Customer Invoice

Tim AR akan melakukan confirm, pastikan SO telah di validate oleh otoritas yang

Setelah di validate klik confirm, maka status SO akan berubah jadi Lock

Lalu Klik tombol Create Invoice

Klik Create And View Invoice

Pastikan isi Recepient Bank

Lalu klik button Confirm untuk merubah Invoice Draft menjadi Open sekaligus mengakui piutang dan penjualan

Saat customer membayar klik register payment untuk mengakui pembayaran untuk merubah invoice menjadi posted

Pilih rekening yang di bayarkan oleh customer dan sesuaikan nominalnya lalu klik Create Payment setelah dipastikan semua benar

Setelah itu invoice akan berubah statusnya menjadi Paid

Pembuatan Refund Invoice

Klik Button Credit Note maka akan muncul tampilan pop up

Ketik alasan dan tanggal refund

Lalu terbentuk credit note untuk membalikan data penjualan, kita dapat menyesuaikan productnya sesuai kebutuhan

Setelah sesuai klik confirm untuk mengakui pengurangan penjualan

Setelah credit note menjadi posted, klik register payment untuk mengurangi uang di bank untuk pengembalian ke customer

Saat di bayar maka invoice akan otomatis lunas mengurangi dari bank yang di pilih

Input Voucher

Pastikan customer sudah mempunyai voucher, yang dapat di input pada menu Input voucher

sebagai contoh disini Cash SMG senilai 10 Ribu.

Lalu cari invoice Cash SMG yang akan di bayar menggunakan voucher, biasanya customer akan melampirkan fisik voucher saat pembayaran yang dititipkan ke sales.

Klik button Use Voucher pada invoice yang akan di gunakan potongan

Lalu muncul pilihan voucher mana yang akan di gunakan untuk bayar dan tertera nominalnya

Saat klik Use, maka otomtais akan menambahkan line voucher yang mengurangi nilai invoice

Pembuatan Jadwal Collector

Menu ini membantu menjadwalkan dan mengatur rencana penagihan oleh kolektor, termasuk daftar pelanggan yang harus dikunjungi serta status pembayaran mereka.

Untuk pembuatan collector bisa dilakukan dari Menu Finance > Customer > Invoce lalu masuk ke invoice yang mau di assign ke Collector, lalu input nama collector

Setelah itu pemberian jadwal ke collector bisa dilakukan dengan cara pilih invoice lalu ke Action >Create Collection in Calendar

Jadwal collector akan terbentuk di calendar dan selanjutnya pengisian oleh user Collector

Pengisian hasil kunjungan Collector

Untuk Pengisian hasil kunjungan collector bisa dilakukan dari Menu Calendar > tanggal Invoice di jadwalkan ke collector untuk dilakukan penagihan lalu Edit untuk melakukan input

Input Nominal payment, collection state, Foto Selfie, Sumary report serta status visited atau missed agar tim cashier bisa melakukan reschedule jika terlewatkan dan Save

Pembuatan Receipt Voucher

Fitur ini digunakan untuk mencatat penerimaan uang dari pelanggan sebagai bukti pembayaran, baik melalui tunai, transfer, maupun cek.

Untuk membuat Receipt Voucher bisa ke Menu Finance > Customer > Receipt Voucher

Untuk Create Receipt Voucher klik New

Pada Form RV, tentukan Internal Transfer atau bukan, Payment Type (Send atau Receive)lalu input Customer, Amount, Date, Cheque /Giro Due Date, Memo, Jurnal, Payment Method (Manual, Giro, Cheque), Cheque/Giro number(Payment Method Giro/Cheque), Cheque/Giro Image(Payment Method Giro/Cheque), Settlement Date(Payment Method Giro/Cheque) Dan Klik Confirm jika sesuai

Pembayaran Cheque Clearance

Untuk melakukan pembayaran Menggunaan Cheque/ Giro pastikan pada saat Invoice dilakukan register payment pada bagian Payment Method pilih Giro/ Cheque

Input Jurnal, Cheque Number, Amount, Payment Date, Payment Due Date, Memo, Cheque Image

Klik Register Payment jika sudah sesuai dan nantinya untuk pembayaran ini akan ada di Receipt Vocuher untuk dilakukan Settle Cheque

Status Invoice akan berubah jadi In Payment jika pembayaran sudah dibuat.

Setelah pembayaran dibuat, masuk ke Menu Receipt Voucher dan cari no RV yang sebelumnya dibuat untuk dilakukan Settle Cheque, pastikan semua informasi sudah terisi, setelah itu klik Settle Cheque

Setelah dilakuka Settle Cheque, status Invoice terkait akan menjadi Paid atau Settle Cheque berhasil dilakukan

Pembuatan Bill

Pembuatan Vendor Bill

Vendor bill dibuat dari menu Purchase lalu pilih PO yang akan dibuat vendor bill

Klik Create Bill pada halaman PO

Setelah itu akan tampil draft Bill, isi detail bill. Untuk post klik Confirm

Jika bill sudah posted, status akan berubah. Vendor bill berhasil terbentuk

Pembuatan Other Bills

Pilih Tab Vendor > Other Bills

Untuk membuat Other Bill baru, klik New

Isi Vendor dan Invoice Line, juga detail billing lainnya

Untuk membuat Bill menjadi Posted, klik Confirm

Bill yang sudah posted, statusnya akan berubah jadi Posted

Pembuatan BoD Payable

Buka menu Finance, lalu pilih tab Vendor > BoD Payable

Klik New untuk membuat bill baru

Pada form baru, isi vendor dan invoice line, serta detail bill lainnya jika diperlukan

Agar bill menjadi Posted, klik Confirm

Jika status sudah berubah, artinya bill berhasil Posted

Pembuatan Refund Bill

Buka menu Finance, lalu pilih tab Vendor > Refund

Klik New untuk membuat bill baru

Pada form baru, isi vendor, Journal, invoice line, serta detail bill lainnya jika diperlukan

Agar bill menjadi Posted, klik Confirm

Jika status sudah berubah, artinya bill berhasil Posted

Input Aset dan Amortisasi

Aset

Buat PO asset di menu Purchase

Buat RFQ baru

Pastikan produk pada RFQ memiliki teks ‘Asset’

Lakukan konfirmasi order

Pastikan juga barang sudah diterima

Apabila sudah diterima, atur di menu Finance, klik tab Accounting > Management > Asset

Masuk ke asset yang baru

Isi First Depreciation Date, lalu klik Confirm untuk running asset

Amortisasi

Akses menu Finance klik tab Accounting > management > Ammortization

Klik New untuk membuat amortization baru

Isi data yang diperlukan seperti Nama, Asset Category, Gross Value, dan Analytic. Lengkapi juga data lainnya

Jika sudah klik Confirm agar amortization running

Lock Date

Menu Lock Date untuk melakukan penguncian jurnal, untuk all user siapa saja tidak bisa merubah pencatatan jurnal dibawah tanggal yang di tentukan, untuk lock date hanya bisa merubah di bawah taggal yang di tentukan oleh akun khusus finance and accounting, untuk tax lock date untuk perubahan pajak

Membuat Analytic Account & Analytic Distribution

Pembuatan analytic account sangat mudah, hanya perlu masuk ke menu Analytic account dan isi saja cabang baru tersebut, nantinya akan terkumpul data keseluruhan cabang tersebut

Pembuatan Budget

Membuat Budget

Masuk ke Accounting → Accounting → Budgets

Klik New

Lengkapi:

- Budget Name → mis. Promosi 2025
- Company -> Default
- Period → periode anggaran (From/To)

Di tab Budget Lines, klik Add a Line dan isi:

- Budgetary Position: pilih posisi budget yang sudah dibuat sebelumnya
- Analytic Account (opsional): untuk track per departemen/proyek
- Planned Amount: nilai anggaran

Save dan set statusnya (Confirm/Approve sesuai alur, jika modul mendukung).

Membuat Budgetary Positions

Budgetary Position adalah pengelompokan akun-akun ke dalam struktur anggaran — ini digunakan untuk men-track akunting berdasarkan pos-pos tertentu.

Langkah:

Menu Accounting → Configuration → Budgetary Positions
Klik New
Isi:
- Name → contohnya Promosi
- Company → default
Tambahkan akun-akun yang termasuk dalam posisi budget ini (mis. akun biaya program promosi, dll).
Save.

Position ini akan di pilih di Budget line pada budget.

Input Realisasi (Actual)

Agar sistem bisa membandingkan anggaran vs realisasi:

Contoh cara input realisasi:

Bills/ Direct Expene

Isi Analytic Account sesuai pengaturan budget (jika pakai)
Pastikan akun di bill termasuk dalam Budgetary Position

Expenses

Sama: pilih Analytic / Budget Tag yang match

Saat realisasi dicatat, modul akan otomatis menghitung “actual amount” berdasarkan transaksi yang masuk ke budget yang sudah dibuat.

Lihat Budget Analysis

Menu Accounting → Reporting → Budget Analysis
Pilih filter berdasarkan Budget / Budgetary Pos / Analytic Account / Periode.
Anda akan melihat:
- Planned (rencana)
- Actual (realisasi)

Penggunan Lock

Pemakaian Lock Date

Menu ini berfungsi untuk menetapkan batas tanggal penguncian transaksi keuangan, baik untuk semua pengguna maupun per peran tertentu, guna menjaga integritas data.

Untuk setting Lock Date bisa dilakuan Menu Finance > Accounting > Lock Dates

Tentukan Journal Entries Lock Date, Tax Lock Date dan Lock Date for All users

Klik Save Jika sudah sesuai

Pemakaian Period Lock

Fitur ini digunakan untuk mengunci periode akuntansi tertentu agar tidak ada transaksi baru atau perubahan yang dapat dilakukan setelah laporan keuangan disahkan.

Untuk setting Lock Date bisa dilakuan Menu Finance > Accounting > Period Lock

Klik Button Unlock untuk membuka Period Lock atau Lock untuk kunci Period Lock, status akan menyesuaikan kondisi terakhir (Lock/Unlock)

Pemakaian Payment

Pembuatan Payment Voucher

Buka menu Finance lalu klik tab Payment > Payment Vouchers

Klik New

Isi Bank Journal dan Payment Execution Date terlebih dahulu

Tambahkan payment lines dengan klik CREATE PAYMENT LINES FROM JOURNAL ITEMS

Pada pop up, User dapat mengaplikasikan filter dengan Due Date atau Move Date dan Partner. Setelah itu, klik Add a Line

Pilih Bill atau PVR yang akan dibayar pada line nya langsung atau dengan ceklis sebelah kiri. Selanjutnya, klik Select untuk menambahkan

User dapat menambahkan PVR lain, dengan klik add a line. Jika sudah, klik Create Transaction

Jika sudah siap untuk dilanjutkan payment klik Payment

Status akan berubah menjadi Payment (dalam proses pembayaran). Jika sudah dibayar klik Paid

Status akan berubah menjadi Paid

Pembuatan Payment Voucher Request

Buka menu finance lalu klik tab Payment > Paymen Voucher Request

Pilih Payment Voucher Request yang belum posted

Payment Voucher Request akan melalui beberapa tahapan approval yaitu ADH dan Finance

Jika sudah approve semua, status akan menjadi Posted

Pembuatan Direct Expense & Direct Receipt

Direct Expense Adalah pengeluaran yang dilakukan langsung. Menu direct expense dapat diakses pada menu Finance > Payment > Direct Expense

List Direct Expense seperti berikut. Klik salah satu record untuk melihat detail

Tampilan Direct Expense Adalah sebagai berikut. User dapat klik Confirm untuk post pengeluaran

Adapun untuk mengakses Direct Receipt pada menu Finance > Payment > Direct Receipt

Contoh penggunaan Direct Receipt Adalah penyetoran Outstanding POS

Pembuatan Pettycash Holder

Untuk mengelola pettycash, dapat dilakukan pada menu Pettycash Holder yang diakses pada Finance > Payment > Pettycash Holder

Tampilan Pettycash holder sebagai berikut. User yang memiliki akses dapat mengedit detail pettycash holder seperti user dan balance limit. Klik ke salah satu record untuk mengedit

Tampilan form pettycash holder seperti gambar berikut

Proses Pengajuan Petty Cash Transfer Request

Buka menu Finance > Payment > Pettycash Transfer Request

Klik New untuk membuat request baru

Isi data setidaknya Amount, Date, Request Type, dan Pettycash Holder pada form

Klik Request ADH Approval untuk diajukan approval

Selanjutnya masuk ke tahapan approval oleh ADH dan Finance

Finance Director akan memilih bank dengan klik Select Bank

Pilih Bank lalu klik Select

Selanjutnya oleh cashier klik Input Amount

Masukan nominal yang ditransfer

Status berubah menjadi Transfer, klik smart button Payments

Klik Confirm untuk mengkonfirmasi pembayaran

Membaca Laporan PnL, Balance Sheet, dan laporan lainnya

Laporan PnL

Untuk menampilkan pendapatan, biaya, dan laba bersih selama periode tertentu.

Menu Finance > Reporting > Profit and Loss

Laporan Balance Sheet

Laporan posisi keuangan perusahaan pada suatu titik waktu, menampilkan aset, kewajiban, dan ekuitas.

Menu Finance > Reporting > Balance Sheet

Laporan General Ledger

Laporan yang menampilkan semua transaksi akuntansi yang terjadi di berbagai akun, membantu dalam pelacakan dan audit keuangan.

Menu Finance > Reporting > General Ledger

Age Receivable

Laporan umur piutang yang mengelompokkan piutang berdasarkan lama waktu tertunggak, membantu dalam pengelolaan penagihan.

Menu Finance > Reporting > Age Receivable