Inventory
Menerima & Mengirim Barang
Penerimaan Secara Bertahap
Proses Penerimaan secara bertahap bisa dilakukan jika memang proses penerimaan dari vendor atau Gudang lain tidak dipenuhi. Dicontohkan ada penerimaan dari vendor dari proses PO ke Gudang Surabaya Legundi. Untuk cara membuat Penerimaan PO bisa dilakuka dari menu Inventory > Overview > Receipts(Sesuai Gudang penerimaan PO)
Ketika penerimaan dari vendor, harus dilakuan pemberian Lot/Batch dan bisa dilakukan pada Product list Setelah itu add a line product dan input batch serta QTY penerimaan. Dan penerimaan dari vendortidak full tetapi secara partial
Setelah di Validate, maka aka nada wizard untuk konfirmasi mau dibuatkan Create Backorder atau No Backorder (jika untuk sisa pemenuhan tidak mau di proses lagi)
Setelah di Validate, maka aka nada wizard untuk konfirmasi mau dibuatkan Create Backorder atau No Backorder (jika untuk sisa pemenuhan tidak mau di proses lagi)
Dan akan terbentuk kembali Receipts untuk kekurangan pemenuhan dari Vendor PO untuk diproses
Pengiriman Secara Bertahap
Proses DO Sale Order, ada 2 proses yang dilakukan yaitu Pick dan Delivery Order. Proses pertama yaitu Pick, untuk proses Pick dilakukan jika Sales Order sudah ada di state Locked, yang artinya system akan membentuk 2 proses Delivery.
Pertama yaitu Pick. Untuk melakukan proses Pick bisa dilakukan di menu Inventory > Overview > kemudian cari operation type Warehouse yang terkait, karena mau melakukan proses Pick maka cari operation type Pick di Gudang yang terkait dengan Sale Order.
Di contohkan menggunakan Picking dari Warehouse Pekanbaru 1, dalam operation type picking akan tampil beberapa delivery dari SO yang berbeda yang dilengkapi dengan status nya. Pilih salah satu delivery yang akan diproses
Setelah itu, ada tampil proses picking, Hal yang harus dilakukan yaitu melakukan print document Picking Operations yang nanti nya Warehouse Admin akan menyerahan ke Helper untuk dilakukan picking item product yang mau dikirim dan ditanda tangani oleh Helper dan Warehouse Head/Admin dan document picking ini nantinya akan di upload kembali pada Proses Delivery Order. Setelah item product di konfirmasi tersedia dan siap di antar maka proses selanjutnya yaitu Check Availability dan kali ini akan dicontohkan pengiriman secara partial atau bertahap, dari permintaan 50 qty yang dikirim hanya 25 qty. Setelah barang yang tersedia siap dikirim maka bisa klik button Validate
Karena qty pengiriman tidak sepenuhnya dipenuhi maka akan muncul pop up wizard untuk konfirmasi qty yang tidak terpenuhi mau dilakukan pengiriman kedua(Create Backorder) atau dianggap selesai/tidak dikirimkan lagi (No Backorder). Akan disimulasikan akan ada pengiriman kembali untuk sisa qty yang belum terpenuhi, maka pada pop up klik yang Create Backorder. Dan akan tercreate picking baru untuk pengiriman yang belum terpenuhi, untuk proses picking sama dengan yang sebelumnya.
Kedua yaitu Delivery Orders. Untuk melakukan proses Delivery Order bisa dilakukan di menu Inventory > Overview > kemudian cari operation type Warehouse yang terkait, karena mau melakukan proses Delivery Orders maka cari operation type Delivery Order di Gudang yang terkait dengan Sale Order. Di contohkan menggunakan Delivery Order dari Warehouse Pekanbaru 1, dalam operation type Delivery Order akan tampil beberapa delivery dari SO yang berbeda yang dilengkapi dengan status nya. Pilih salah satu delivery yang akan diproses
Setelah itu, ada tampil proses picking, Hal yang harus dilakukan yaitu melakukan Upload document Picking Operations yang sebelumnya di Proses agar button Print Delivery Slip muncul. Setelah item product di konfirmasi tersedia dan siap di antar maka proses selanjutnya yaitu Set Quantity dan pastikan pada Product list sudah semua terpenuhi atau qty done sma dengan qty Reserved, jika sudah sesuai maka kita klik button Print Delivery Slip untuk dibawa oleh driver. Jika product sudah sampai ditempat customer dan dikonfirmasi sesuai maka customer melakukan tanda tangan. Kemudian printout harus di upload kembali agar bisa dilakukan Validate.
Tetap pilih Create backorder saat validate, agar sisa qty yang belum terpenuhi akan terbentuk Delivery kembali. Untuk proses dan alur sama seerti sebelumnya.
Proses Inventory Adjustment
Inventory Adjustment berfungsi sebagai penyesuaikan stock setelah dilakukan Stock Opname, Random cek Stock atau ada temuan terkait stock dan diperlukan penyesuaian di system. Untuk cara membuat inventory adjustment yaitu,
Masuk ke Menu Inventory > Operations > Inventory Adjustments
Klik button New untuk membuat Inventory Adjustment, lalu isi bagian Product Selection, Warehouse, Locations, Analytic Distribution dan kelengkapan di form lain yang diperlukan
Lalu setelah semua di isi, klik Begin Adjusments untuk memulai adjust stock dan status menjadi In progress. Untuk melakukan adjust stock, klik smart button Adjustments
Pada Proses selanjutnya akan tampi semua product yang ada di Warehouse Jakarta, untuk adjustmet kita hanya perlu sesuaikan Tambah (+) atau Kurang (-) stock pada Field Difference, nanti akan ada selisih nya. setelah semua product disesuaika stocknya maka kita klik button Apply Al
Akan muncul pop baru, untuk input reason Adjustment, setelah itu klik button Apply
Setelah itu proses Adjustment sudah selesai, dan akan ada report mulai dari stock moves hingga balance Value dengan akses tertentu yang bisa melihat.
Proses Internal Transfer
Internal Transfer befungsi untuk mencatat perpindahan stok antar lokasi atau gudang dalam satu analytic atau antar lokasi dalam 1 Cabang. Untuk melakukan Internal Transfer bisa dilakukan di menu Inventory > Operations > Internal Transfer
Untuk melakukan Internal Transfer klik button New lalu lengkapi field yang diperlukan mulai dari Type, Stock Needed on Location, Deliver Stock From, Picking Type, Note dan Add a line untuk input product yang ingin dilakukan transfer antar lokasi. Setelah dilakukan input kelengkapan form dan product
Klik Submit For Approval. Dan Proses selanjutnya yaitu Pickings yang dilakukan oleh Warehouse Admin.
Penggunaan Inventory Usage
Inventory Usage berfungsi untuk mencatat pemakaian barang dari stok sebagai sample atau keperluan promosi untuk customer, sehingga stok yang digunakan dapat terpantau dan tercatat sebagai pengeluaran internal perusahaan. Untuk melakukan Inventory Usage bisa dilakukan di menu Inventory > Operations > Inventory Usage.
Untuk melakukan Inventory Usage klik button New lalu lengkapi field yang diperlukan mulai dari Type, Deliver Stock From, Note, Analytic Distribution, Attachment dan Add a line untuk Input Product yang di jadikan sample. Setelah semua sudah dilengkapi klik button Submit for Approval yang ditujukan ke Area Manager
Setelah itu Area Manager akan memutuskan untuk di Approve atau Reject, jika di Approve maka akan muncul Pickings yang akan diproses oleh Warehouse Admin, Tetapi jika di Reject maka aka ada wizard/popup untuk input reason Reject dan status IU jadi Rejected
Penggunaan Internal Material Request
Internal Material Request digunakan untuk membuat dan mengelola permintaan barang antar area cabang. Untuk melakukan Internal Material Request bisa dilakukan di menu Inventory > Operations > Internal Material Request
Untuk melakukan Internal Transfer klik button New lalu lengkapi field yang diperlukan mulai dari Type, Stock Needed on Location, Deliver Stock From, Picking Type, Note dan Add a line untuk input product yang ingin dilakukan transfer antar lokasi. Setelah dilakukan input kelengkapan form dan product
klik Submit For Approval yang ditunjukan ke Area Manager
Setelah itu Area Manager akan memutuskan untuk di Approve atau Reject, jika di Approve maka akan muncul Pickings yang akan diproses oleh Warehouse Admin, Tetapi jika di Reject maka aka ada wizard/popup untuk input reason Reject dan status menjadi Rejected
Penggunaan RSA
RSA digunakan untuk mencatat dan menyesuaikan stok dalam rangka random check terhadap produk yang sering keluar sebagai bagian dari proses audit dan verifikasi stok agar data persediaan tetap akurat. . Untuk melakukan RSA bisa dilakukan di menu Inventory > Operations > RSA
Nanti akan tampil wizart untuk input Date From, Date To, Type(cabang atau Gudang) dan Analytic lalu akan ada 2 pilihan report
Pembuatan Product Template
Products template utama atau induk (parent) yang berfungsi sebagai dasar dari semua varian produk. Produk ini menyimpan informasi umum seperti nama, tipe produk, kategori, dan harga dasar. Jika sebuah produk memiliki atribut seperti warna, ukuran, atau model, maka sistem akan otomatis membuat turunannya dalam bentuk Product Variants. Untuk membuat Product Template bisa dilakukan di Menu :
Inventory > Products > Products
Untuk membuat product template baru klik button New, lalu ada isi pada bagian Name, Brand, Centang pada pilihan can be sold dan can be purchased. Pada bagian General Information isi bagian Product Type, Invoicing Policy, UoM, Purchase UoM, Sales Price, Customer Taxes
Product Category
Lalu pada bagian Attributes & Variants, input sesuai variant warna yang ada pada product ini, contoh :
Black – 2, white – 1, Brown – 3, Grey – 4
Setelah itu lanjut ke Sales, centang pada bagian Available in POS
Pada bagian Inventory, centang pada bagian Tracking by Lots dan jika product yg di input sealant pada centang juga Expired Dates dan input Expired dates selama 365 hari setelah penerimaan
Pembuatan Product Variant
Product Variants merupakan bagian (child) dari produk yang mewakili kombinasi spesifik dari atribut produk induknya. Pada level ini, setiap varian dapat diberikan barcode, SKU, serta atribut kelengkapan tersendiri untuk membedakan satu varian dengan varian lainnya. Untuk membuat Product Variant bisa dilakukan di menu Inventory > Products > Products Variants
Untuk membuat product template baru klik button New, lalu ada isi pada bagian Name, Brand, Centang pada pilihan can be sold dan can be purchased. Pada bagian General Information isi bagian Product Type, Invoicing Policy, UoM, Purchase UoM, Sales Price, Customer Taxes, Product Category, Alias Name, Barcode, Cost da product Variant ini terbentuk ketika kita input Attributes dan variant di Product Template
Pembuatan Lot/Serial Number
Lot/Serial Number berfungsi untuk mengelola dan melacak setiap produk berdasarkan nomor lot atau nomor seri yang unik. Untuk membuat Product Template bisa dilakukan di menu Inventory > Products > Lot/Serial Numbers
Untuk membuat Lot baru klik button New, lalu input lot/ Serial Number, Product, dan Save
Pengiriman Antar Cabang
Internal Material Request digunakan untuk membuat dan mengelola permintaan barang antar area cabang. Untuk melakukan Internal Material Request bisa dilakukan di menu Inventory > Operations > Internal Material Request
Untuk melakukan Internal Transfer klik button New lalu lengkapi field yang diperlukan mulai dari Type, Stock Needed on Location, Deliver Stock From, Picking Type, Note dan Add a line untuk input product yang ingin dilakukan transfer antar lokasi. Setelah dilakukan input kelengkapan form dan product
Klik Submit For Approval yang ditunjukan ke Area Manager
Setelah itu Area Manager akan memutuskan untuk di Approve atau Reject, jika di Approve maka akan muncul Pickings yang akan diproses oleh Warehouse Admin, Tetapi jika di Reject maka aka ada wizard/popup untuk input reason Reject dan status menjadi Rejected
Melihat Pergerakan Barang Terbesar di Gudang/Cabang
RSA digunakan untuk mencatat dan menyesuaikan stok dalam rangka random check terhadap produk yang sering keluar sebagai bagian dari proses audit dan verifikasi stok agar data persediaan tetap akurat. . Untuk melakukan RSA bisa dilakukan di menu Inventory > Operations > RSA .
Nanti akan tampil wizart untuk input Date From, Date To, Type(cabang atau Gudang) dan Analytic lalu akan ada 2 pilihan report
Reporting
Change theme in a few clicks, and browse through Odoo's catalog of ready-to-use themes available in our app store.
Menu Stock berfungsi untuk menampilkan laporan jumlah stok terkini berdasarkan produk, kategori, atau lokasi penyimpanan, membantu pengguna memantau ketersediaan barang secara real-time. menu Inventory > Reporting > Stock
Menu Stock Summary digunakan untuk melihat ringkasan stok pada tanggal tertentu, termasuk fitur backdate, yang memungkinkan pengguna meninjau posisi stok di masa lalu. Untuk Stock Summary ada di menu Inventory > Reporting > Summary Stock
Menu Report Stock Comparison Invoice berfungsi untuk membandingkan nilai stok di gudang dengan nilai penjualan, dan dapat diekspor ke Excel untuk analisis lebih lanjut. Untuk Stock Summary ada di menu Inventory > Reporting > Report Stock Comparison Invoice
Report Omset Stock digunakan untuk menampilkan laporan perbandingan antara target dan omset penjualan, yang dapat dikelompokkan berdasarkan tipe produk, bulan, atau cabang. Untuk Omset Stock ada di menu Inventory > Reporting > Report Omset Stock
Stock Card berfungsi untuk menampilkan riwayat pergerakan setiap produk secara detail, mencakup barang masuk, keluar, dan saldo akhir per item. Untuk Omset Stock ada di menu Inventory > Reporting > Stock Card
Menu Locations menampilkan informasi stok per lokasi penyimpanan, sehingga memudahkan pemantauan distribusi barang di setiap Gudang. Untuk Location ada di menu :
Inventory > Reporting > Locations
Moves History digunakan untuk menelusuri seluruh riwayat perpindahan barang dari satu lokasi ke lokasi lain, baik karena pembelian, penjualan, maupun transfer internal. Untuk Moves History ada di menu Inventory > Reporting > Moves History
Stock Moves berfungsi untuk melihat seluruh transaksi pergerakan stok yang terjadi di sistem, termasuk tanggal, jumlah, sumber, dan tujuan barang. Untuk Stock Moves ada di menu :
Inventory > Reporting > Stock Moves
Valuation digunakan untuk menampilkan laporan nilai persediaan (stock valuation) berdasarkan metode penilaian seperti FIFO, LIFO, atau Average Cost, berguna dalam pelaporan keuangan. Untuk Valuation ada di menu :
Inventory > Reporting > Valuation
