Dashboard

Cara Pembuatan Dashboard

Jika membuka menu dashboard, akan tampil seperti berikut:

Untuk membuat dashboard baru, klik icon ‘konfigurasi’ lalu pilih New Dashboard

Pop up akan muncul, lalu isi data untuk dashboard baru. Klik Save untuk menyimpan

Untuk menambah grafik/visualisasi, klik Add lalu pilih jenis grafik/visualisasi

Konfigurasi data dan tampilan pada grafik, jika sudah klik icon Save

Grafik yang baru dibuat akan muncul di dashboard

Untuk mengubah tata letak atau ukuran, user dapat klik edit layout

Grafi dapat dipindahkan, atau diubah ukurannya dengan icon panah dibawah. klik Save untuk menyimpan tata letak baru

User juga dapat melakukan filter berdasarkan tanggal menggunakan date filter

Jika mengarahkan kursor ke grafik, akan ada icon lain untuk menyesuaikan grafik

Building blocks system

Discuss

Menu Discuss

Menu ini digunakan sebagai sarana berkomunikasi. Tampilan menu Discuss Adalah sebagai berikut. 

User dapat chat melalui channel atau direct message dengan langsung klik channel atau nama usernya. Jika baru, klik tanda (+) 

Tampilan ruang chat seperti berikut. Ketik pesan pada text box tersedia. Klik Send untuk mengirim pesan 

Calendar

Pembuatan Jadwal/Calendar

Pada menu Calendar, untuk membuat jadwal baru, klik New .

Atur jadwal meeting pada formulir ini. Jika sudah selesai klik Save

Tampilan jika sudah berhasil disimpan seperti gambar dibawah

Pembuatan MoM

Buka detail meeting pada Calendar dengan klik agendanya.

Klik Edit pada gelembung teks yang muncul

Klik Meeting Information pada detail meeting

Isi detail hasil diskusi minimal dengan: 

• Anggota yang diundang, 
• Anggota yang hadir, 
• Topik meeting

Lengkapi dengan hasil diskusi (bisa berupa tindakan selanjutnya atau Keputusan), dan Kesimpulan diskusi. Jika sudah selesai, klik Save & Close. MoM berhasil dibuat

Activities

Mencatat Activities

Untuk membuat catatan aktivitas, dapat dilakukan pada menu apapun yang dibutuhkan. Contoh dibawah ini adalah pada menu CRM > Quotation

Klik gambar jam, lalu klik SCHEDULE AN ACTIVITY

Lengkapi aktivitas yang dibuat. Jika sudah, klik Schedule

Tampilan jika sudah berhasil disimpan seperti berikut

Melihat Activities Yang Dijadwalkan

Aktivitas yang dijadwalkan, dapat dilihat reminder nya pada icon berbentuk jam pada navbar. Lalu klik jenis activity (Late/Today/Future) di salah satu menu

Tampilan activity yang dipilih seperti berikut. Klik icon Kalender/ icon lainnya. Jika sudah dilakukan klik tanda ceklis

Isi Feedback dan lalu klik Done jika tidak ada jadwal kedepannya. Jika ada jadwal selanjutnya, klik Done & Schedule Next

Website

Mengedit Website

Tampilan awal website Adalah seperti berikut. Untuk mengedit halaman website, klik Edit

User dapat mengedit web dengan mengambil komponen yang disediakan pada sidebar kanan, lalu diletakan di canvas sebelah kiri

User juga dapat mengedit text, langsung pada canvas sebelah kiri

Klik Save untuk menyimpan tampilan website

Mengelola Halaman Website Website

Untuk mengelola halaman lain selain homepage, klik tab Site lalu pilih Pages

Daftar halaman seperti pada gambar berikut. User dapat klik halaman yang tersedia untuk mengedit tampilan halaman, atau klin New untuk membuat halaman baru

Contact

Membu​at Contact Baru

Pada menu contact klik New 

Tampilan akan membuka formular baru, isi data contact baru. Jika sudah selesai klik Save

Konfigurasi Contacts

Announcement

Pembuatan Announcement

Pada menu announcement, klik New untuk membuat baru.

Isi detail dan konten announcement. Klik Save untuk menyimpan

Approval

Buka draft announcement. Lalu klik Send For Approval untuk melanjutkan approval

Announcement yang sudah masuk tahap approval, akan memiliki status Waiting for Approval. Jika di-approve, Announcement akan dipublikasikan

Setting

Konfigurasi Perusahaan (Company)

Pada menu Setting klik tab Users & Companies lalu pilih Companies.

Pilih GRHA SINAR ARYA, PT - JAKARTA 

Pada halaman ini, user dapat mengedit informasi Perusahaan seperti Alamat, logo, dan lainnya

Konfigurasi Role Pengguna (User)

Pada menu Setting klik tab Users & Companies lalu pilih Users

Pilih User yang akan disetting role nya

Sesuaikan role yang diterapkan untuk user tersebut pada table role. Klik Save untuk menyimpan

Dokumen ini dibuat sebagai panduan untuk melakukan proses pembuatan user baru pada sistem Odoo 16. Panduan ini ditujukan untuk admin atau pengguna yang memiliki akses Settings > Users & Companies > Users atau hak akses Manage Users.

Proses pembuatan user baru dilakukan melalui sistem Odoo yang dapat diakses pada link berikut: https://system.gsaindonesia.com/

Pastikan Anda login menggunakan akun yang memiliki wewenang untuk melakukan pengelolaan user.

Dengan mengikuti langkah-langkah pada panduan ini, diharapkan semua proses pembuatan user baru dapat dilakukan secara benar, terstruktur, dan sesuai dengan kebutuhan operasional perusahaan.

Akses sistem ERP GSA melalui tautan https://system.gsaindonesia.com/, kemudian pilih Database Golive dari daftar database yang tersedia. Setelah itu, login menggunakan akun yang memiliki akses ke menu Settings untuk melakukan pengelolaan pengguna.

Setelah berhasil login, pada tampilan menu utama akan tersedia Menu Settings. Klik menu tersebut untuk melanjutkan ke pengaturan system.

Pada menu Settings, terdapat sub menu Users & Companies kemudian pilih Users untuk melakukan pengelolaan pengguna. Alternatif lainnya, Anda juga dapat mengakses melalui menu Users pada bagian bawah tampilan, kemudian pilih Manage Users untuk membuka daftar dan pengaturan pengguna.

Menu Users berfungsi untuk mengelola data pengguna pada sistem, seperti melihat daftar user yang sudah terdaftar, menambahkan atau mengurangi hak akses, melakukan Archive/Unarchive, serta melakukan Reset Password apabila diperlukan.

Pada tampilan daftar user, Anda dapat melihat seluruh user yang telah dibuat sebelumnya. Untuk membuat user baru, klik tombol New pada bagian Kiri atas tampilan.

Input Name, Email user baru lalu klik Save

Setelah formulir user baru terbuka, terdapat beberapa tab pengaturan yang harus diisi sesuai kebutuhan akses pengguna. Tab tersebut antara lain:

• Roles
• Access Rights
• POS Users
• Preferences
• Discount Control (jika digunakan)
• Restricted Journal
• Hide Specific Menu
• Restricted Analytic

Setiap tab memiliki fungsi dan pengaturan akses yang berbeda. Pastikan pengisian dilakukan sesuai dengan peran dan kebutuhan operasional user yang akan dibuat.

Roles

Pada tab Roles, berikan peran (roles) sesuai dengan jabatan atau tugas dari user tersebut. Pengaturan roles dapat diisi lebih dari satu apabila user memiliki tanggung jawab yang mencakup beberapa fungsi. Apabila peran tersebut bersifat sementara, Anda dapat menyesuaikan From dan Date untuk menentukan periode berlaku roles tersebut.

Access Rights

Pada tab Access Rights, tidak diperlukan pengaturan tambahan karena hak akses pada tab ini secara otomatis mengikuti roles yang telah diberikan pada tab Roles.

Namun, tab ini dapat digunakan apabila pemberian akses dilakukan secara manual atau jika user tidak diberikan roles melalui tab Roles.

POS Users

Pada tab POS Users, pengaturan ini digunakan apabila user baru memiliki roles sebagai Sales Counter.

Pada bagian ini, berikan akses pada POS (Point of Sale) sesuai dengan cabang tempat user tersebut bertugas, misalnya: GSA Medan, GSA Pekanbaru, GSA BSD, dan lain-lain. Sesuaikan pilihan cabang berdasarkan lokasi penempatan user.

Preferences

Pada tab Preferences, bagian Localization tidak perlu dilakukan perubahan karena pengaturan bahasa, timezone, serta notifikasi sudah mengikuti standar sistem.

Untuk bagian Inventory, pengisian diperlukan apabila user memiliki roles yang berkaitan dengan Sales atau Marketing.

Pada bagian Order Type, pilih tipe order sesuai cabang dan jenis transaksi user, seperti:

Project Order

Normal Order / Retail

Pengaturan order type ini bertujuan agar user hanya dapat melakukan transaksi sesuai penempatan cabang dan kebutuhan operasionalnya.

• GSA Jakarta – Normal Order
• GSA Jakarta – Project Order
• GSA Medan – Normal Order
• GSA Medan – Project Order
• GSA Pekanbaru – Normal Order
• GSA Pekanbaru – Project Order
• GSA Samarinda – Normal Order
• GSA Makassar – Normal Order
• GSA Makassar – Project Order
• GSA BSD – Normal Order
• GSA Bandung – Normal Order

Pilih sesuai cabang dan tipe transaksi user.

Restricted Journal

Pada tab Restricted Journal, tentukan jurnal-jurnal yang tidak boleh diakses atau dilihat oleh user, terutama untuk roles yang berkaitan dengan Finance.

Pastikan jurnal yang dipilih di bagian ini adalah jurnal yang ingin dibatasi aksesnya.

Harap berhati-hati dalam pengaturan agar tidak terbalik, sehingga jurnal yang seharusnya bisa diakses malah ikut ter-restrict, dan sebaliknya.

Hide Specific Menu

Pada tab Hide Specific Menu, fitur ini berfungsi untuk menyembunyikan menu pada tampilan user, baik karena user tidak diizinkan mengakses menu tersebut atau karena sementara ingin di-hide.

Untuk menggunakannya:

1. Klik Add a line

2. Pilih menu-menu yang ingin disembunyikan dari user tersebut

Menu yang sudah diatur pada bagian ini tidak akan muncul di dashboard atau navigasi user terkait.

Restricted Analytic

Pada tab Restricted Analytic, fungsi dari fitur ini adalah untuk membatasi tampilan Analytic Account yang dapat diakses oleh user, khususnya untuk user dengan roles Finance.

Analytic yang ditambahkan pada tab ini adalah analytic yang diperbolehkan untuk diakses oleh user tersebut.

Dengan demikian, user hanya dapat melihat dan menggunakan analytic yang sudah diinput pada bagian ini.

Cara penggunaan:

1.    Klik Add a line

Pilih Analytic Account yang diizinkan untuk user

Setelah seluruh tab pada menu Users selesai dilakukan pengaturan (Roles, POS Users, Hide Specific Menu, Restricted Analytic, dll), langkah berikutnya adalah membuat data Employee untuk user tersebut.

Pembuatan Employee ini diperlukan agar user dapat melakukan proses absensi, pengajuan advance, serta proses HR lainnya.

Arahkan ke:

Settings / Users & Companies / Users → Pilih User → Create Employee

Saat tombol Create Employee diklik, sistem akan otomatis membuatkan data karyawan pada modul Employees berdasarkan informasi user yang sudah disetting.

Reset / Pemberian Password User Baru

Setelah data Employee berhasil dibuat, langkah berikutnya adalah memberikan password untuk User baru tersebut.

Hal ini dilakukan agar User dapat login ke sistem ERP GSA.

Arahkan ke:

Users & Companies / Users → Pilih User → Action → Change Password

Selanjutnya masukkan password yang akan digunakan oleh User, lalu Confirm untuk menyimpan perubahan.

Pengaturan Sales Team dan Warehouse Location

Setelah seluruh proses sebelumnya selesai dilakukan, mulai dari pemberian Name, Email (login), pengaturan Roles, Access Rights, Analytic, pembuatan Employee, hingga pengaturan Password, maka langkah selanjutnya adalah melakukan pengaturan Sales Team dan Warehouse Location sesuai dengan cabang tempat user bertugas.

Pengaturan dapat dilakukan melalui menu Sales dan Inventory, dengan ketentuan sebagai berikut:

Sales Team

Tentukan user termasuk dalam tim penjualan cabang mana

Untuk setting sales team bisa dilakukan dengan cara, Masuk ke menu sales

lalu configuration > Sales Team

Untuk menambahkan user ke dalam Sales Team tersebut, klik Add pada bagian Members,

kemudian pilih user yang akan dimasukkan ke dalam tim lalu Select dan Save.

Warehouse Location

Untuk melakukan setting Warehouse location yaitu ke Manu Inventory

Setelah itu ke Sub Menu Configuration > Warehouse

Selanjutnya lakukan pengaturan Warehouse sesuai dengan penempatan user atau sesuai akses gudang yang diperbolehkan untuk user tersebut.

Langkah-langkah:

1. Masuk ke Warehouse sesuai cabang user (contoh: Warehouse Bali)
2. Pilih tab Warehouse Allowed User
3. Klik Add a line kemudian cari dan pilih user yang akan diberikan akses ke warehouse tersebut
4. Klik Save untuk menyimpan pengaturan

Dengan pengaturan ini, user hanya dapat melakukan aktivitas terkait gudang pada lokasi yang sudah diberikan akses.

Dengan demikian, seluruh tahapan pembuatan dan konfigurasi user baru pada sistem ERP Odoo 16 telah selesai dilakukan. Pastikan setiap langkah sudah diikuti dengan benar agar user dapat mengakses sistem sesuai hak akses, peran, dan lokasi penugasannya.

Apabila terdapat perubahan jabatan, cabang penempatan, atau kebutuhan akses tertentu di kemudian hari, lakukan penyesuaian pada pengaturan user melalui menu Settings > Users.

Diharapkan panduan ini dapat membantu tim dalam mengelola user secara lebih tertib, aman, dan sesuai prosedur operasional perusahaan.